Najdroższy zasób firmy? Uwaga właściciela

– Właściciel firmy nie jest infolinią, na którą trzeba zadzwonić w każdej sprawie. Nie powinien odpowiadać na pytania, czy zamówić tonery, wybrać ofertę za 500 zł i czy klientowi można przesunąć termin o jeden dzień. Jeśli każda decyzja przechodzi przez jedną osobę, to firma ma nie struktury, tylko bardzo drogi korek – mówi Iwona Borawska, ekspertka w zakresie rozwoju biznesu i organizacji, founderka i CEO The Process®.

Rano telefon. Potem pięć maili. Następnie szybkie pytanie od pracownika, czy zatwierdzić ofertę.
Za chwilę wiadomość od księgowości. Potem klient. A jeszcze trzeba zdecydować, czy zatrudnić nową osobę, zmienić cennik, kupić system i jak zareagować na konkurencję. Wieczorem przedsiębiorca zamyka laptop i ma poczucie, że przez cały dzień podejmował decyzje. Tylko czy podjął tę najważniejszą?

Współczesny biznes coraz częściej cierpi nie na brak informacji, ale na ich nadmiar. Microsoft w swoich badaniach zwraca uwagę, że pracownicy są przerywani średnio co dwie minuty przez spotkania, e-maile i komunikatory, a niemal połowa pracowników i ponad połowa liderów ocenia swoją pracę jako chaotyczną i rozfragmentowaną. Dla właściciela firmy ten problem bywa jeszcze większy, bo oprócz codziennych bodźców dochodzi odpowiedzialność za ostateczne decyzje. – Zmęczenie decyzyjne działa trochę jak szafa w domu. Jeśli przez lata wszystko wrzucamy do jednego miejsca, w końcu rano nie jesteśmy w stanie znaleźć jednej pary skarpetek. W firmie jest podobnie. Jeżeli właściciel przez cały dzień decyduje o wszystkim, po kilku godzinach jego największym problemem nie jest brak kompetencji, ale przeciążenie głowy – mówi Iwona Borawska.

Nie każda decyzja musi być decyzją właściciela

W wielu firmach przedsiębiorca przez lata przyzwyczaja zespół, że należy pytać go o wszystko. Paradoksalnie później ma pretensje, że pracownicy nie wykazują inicjatywy. – Nie można przez pięć lat mówić pracownikowi: „nie ruszaj, ja zrobię lepiej”, a szóstego roku mieć pretensje, że nie podejmuje samodzielnych decyzji. To trochę jak uczenie dziecka wiązania butów, przy czym za każdym razem odbieramy mu sznurówki z rąk, bo szybciej zrobimy to sami – zauważa ekspertka.

Przedsiębiorcy powinni zadać sobie proste pytanie: które decyzje rzeczywiście wymagają ich osobistego zaangażowania? Najczęściej do właściciela powinny trafiać decyzje strategiczne, dotyczące dużych pieniędzy, kluczowych klientów, ryzyka czy kierunku rozwoju. Natomiast powtarzalne sprawy operacyjne powinny być podejmowane tam, gdzie powstają. – Jeśli pracownik codziennie musi pytać szefa o zgodę na tę samą rzecz, to nie mamy problemu z pracownikiem. Mamy problem z procesem. Firma po prostu nie ustaliła, kto, w jakim zakresie i do jakiego poziomu może decydować samodzielnie – mówi Iwona Borawska.

Proces zamiast codziennej improwizacji

Jednym z największych złodziei energii jest konieczność wymyślania od nowa rzeczy, które już kiedyś się wydarzyły. Klient pyta o ofertę – zaczynamy od zera. Pracownik zachorował – zaczynamy od zera. Trzeba wdrożyć nową osobę – znów wszystko tłumaczymy od początku. – Jeżeli codziennie w firmie gasimy podobne pożary, to może warto w końcu kupić gaśnicę. Proces jest właśnie taką firmową gaśnicą.
Nie jest nudną tabelką dla korporacji. Jest sposobem na to, żeby nie podejmować dziesiątej identycznej decyzji w tym tygodniu – podkreśla ekspertka.

Dobrze zaprojektowany proces nie odbiera zespołowi samodzielności. Wręcz przeciwnie – pozwala jasno określić, gdzie decyzja jest oczywista, a gdzie rzeczywiście potrzebna jest konsultacja.

Odpowiedzialność trzeba oddać, ale najpierw trzeba ją zbudować

Delegowanie nie polega na powiedzeniu: „od dzisiaj to twoja sprawa”, a następnie telefonowaniu
do pracownika trzy razy dziennie. – Jeśli oddajemy komuś odpowiedzialność, musimy oddać również kawałek decyzyjności. Nie można zatrudnić dorosłego człowieka, a potem prowadzić go przez firmę
za rękę jak pierwszoklasistę na wycieczce do zoo – porównuje Iwona Borawska. Jej zdaniem kluczowe jest stworzenie jasnych ram: za co odpowiada dana osoba, jakie ma uprawnienia, kiedy może podjąć decyzję samodzielnie i w jakiej sytuacji powinna eskalować problem.

W praktyce warto również stworzyć listę decyzji powtarzalnych. Już samo przeanalizowanie, ile razy
w tygodniu właściciel odpowiada na podobne pytania, może być początkiem zmian. – Największą ulgę przedsiębiorca odczuwa często nie wtedy, gdy zatrudnia kolejną osobę, ale wtedy, gdy przestaje być potrzebny do każdej drobnej decyzji. Firma zaczyna wtedy dojrzewać. A właściciel wreszcie może zająć się tym, czego nikt inny w firmie zrobić za niego nie powinien – podsumowuje Iwona Borawska. Bo najdroższym zasobem przedsiębiorcy nie jest dziś komputer, biuro ani nawet jego kalendarz. Jest nim uwaga. I podobnie jak z budżetem – jeśli wydajemy ją na wszystko, bardzo szybko okazuje się, że nie mamy jej na to, co naprawdę najważniejsze.