Multitasking to mit! 5 błędów w zarządzaniu czasem i jak ich unikać

Nasz mózg nie lubi multitaskingu. Popularne przez pewien czas robienie wielu rzeczy na raz, promowane zwłaszcza w internecie jako klucz do produktywności, okazuje się być zgubne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Jakie są zatem najczęstsze błędy i jak się ich wystrzegać, aby wykorzystać nasz dzień właściwie?

Nie rób kilku rzeczy w tym samym czasie

Twoja produktywność może spaść nawet o 40% tylko dlatego, że próbujesz robić wszystko naraz. Mózg nie został stworzony do tzw. multitaskingu. Badania Rubinsteina pokazują, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, robisz wszystko wolniej i paradoksalnie z większą ilością błędów a na dłuższą metę po prostu szybciej się wypalasz. Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu czasem oraz jak ich uniknąć, aby nasz dzień był optymalnie wykorzystany, niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, pracującą mamą czy pracownikiem etatowym?

Przerwy zamiast multitaskingu

– Należy zacząć od tego, że multitasking to generalnie mit. Wspomniany Rubinstein i jego zespół udowodnili, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, twoja wydajność spada nawet o 40%. Brak przerw w pracy to prosta droga do przeciążenia – mówi Jakub B. Bączek, trener mentalny.

Techniki zarządzania czasem takie jak pomodoro czy timblocking, są skuteczne, gdyż wymuszają na nas pauzy mające na celu odpoczynek. Wiemy, kiedy mamy wykonywać dane zadanie, a kiedy przestać.

– Warto także pamiętać o cyklach dnia, o cyklach swojej energii. Badania z Teksasu, A&M Uniersity pokazują, że większość ludzi traci wydajność pod koniec dnia i pod koniec tygodnia, szczególnie w piątki. Warto więc w tym przypadku połknąć tę żabę, czyli najważniejsze zadania wykonać w pierwszej kolejności, rano lub w poniedziałek, wtorek, nawet gdy ich nie lubimy – tłumaczy Jakub B. Bączek.

Jak to jest więc z tym multitaskingiem? Robisz wiele rzeczy naraz, nie ustawiasz priorytetów? To dotyczy wielu osób. Zamiast skupić się na najważniejszych zadaniach, jednocześnie odpowiadamy na maile, rozmawiamy przez telefon, za chwilę mamy spotkanie, do którego nie jesteśmy przygotowani, więc staramy się coś na to poradzić. To prowadzi do frustracji, rozproszenia i oczywiście do tego, że nic nie jest zrobione do końca i porządnie.

– Profesor Daniel Kahneman, jeden z moich ulubionych autorów, noblista z 2002 roku mówił, że jeśli robimy coś tzw. systemem pierwszym, czyli rzeczy nawykowe, przykładowo wiążemy buty, zakładamy dziecku czapkę, wołamy psa byśmy mogli wyjść na spacer, czyli rzeczy proste, dające się połączyć, takie o których nie musimy zbytnio myśleć, to oczywiście można je łączyć. Możemy biegać i słuchać podcastu. Jednak, jeśli chcemy zrobić coś systemem drugim – czyli ścieżką myślenia wolnego, bardziej ambitnie, refleksyjnie, strategicznie to tutaj już multitaskingu nie polecam. Nie tworzymy ważnego raportu, bilansu jednocześnie rozmawiając z prawnikiem i wołając pracownika do pokoju na rozmowę. Podobnie sprawa ma się z rodzicami. Nie rozmawiamy z dzieckiem, jednocześnie skupiając uwagę na pracy czy telefonie. Istotne zadania wymagają całkowitego skupienia. A w tym przypadku oczywiście skupiamy się na dziecku, które przyszło do nas z problemem, pytaniem. Dzielmy swój plan dnia wypisując rzeczy ważne i pilne, ale też ważne i niewymagające szybkiego działania oraz te nieważne (tzw. macierz Eisenhauera). To pomoże nam w priorytezacji – tłumaczy trener mentalny.

Twoja doba ma tylko 24 godziny

Druga kwestia, która bardzo przeszkadza w odpowiednim zarządzaniu czasem to planowanie dnia, jakby miał mieć 28 godzin, nie 24. Chodzi o nadmierne wypełnienie kalendarza.

– Doba ma 24 godziny, kropka. Tyle samo ma dla Richarda Bransona, który podobno posiada 400 firm. Tyle samo mam ja i tyle samo ma każdy z nas, niezależnie czy jest królem Anglii, prezydentem USA czy Markiem Zuckerbergiem. Warto więc mieć do siebie trochę sympatii i empatii. Nie planować zbyt dużo, bo po prostu nasza efektywność bardzo wtedy spada, mamy za wiele na głowie. Uważam, że jeśli masz 3 spotkania z klientami albo 3 wystąpienia publiczne, albo 3 rozmowy negocjacyjne, to raczej to już jest taki dzień, przynajmniej w większości przypadków, gdzie nie należy dopisywać kolejne zadania. Energia nam się skończy, spada skupienie i w rezultacie może zrobimy więcej, ale byle jak, a nie o to przecież chodzi, aby tylko odhaczyć rzeczy w kalendarzu – mówi Jakub B. Bączek.

Jak zjeść słonia? Po kawałku!

Trzecie wyzwanie to prokrastynacja, czyli sławne „zrobię to później”. I tutaj doskonałą metodą, aby nie odkładać czegoś na bliżej nieokreśloną przyszłość, zwłaszcza gdy to duże zadanie, jest dzielenie go na części, kawałki.

– Jak zjeść słonia? Oczywiście po kawałku. To zabawne powiedzenie idealnie ilustruje technikę zarządzania czasem, która polega na tym, aby czasochłonne projekty dobrze rozplanować. Jeśli mamy przykładowo napisać książkę, to faktycznie jest dość przerażające dla naszego układu nerwowego. Jednak, gdy podzielimy to na napisanie wstępu, poszczególnych rozdziałów i rozpiszemy plan na miesiące – brzmi to o wiele lepiej i jest łatwiejsze do zrealizowania. Dzielenie dużych projektów na kawałki jest jednym ze sposobów na prokrastynację. Także technika pomodoro, czyli nastawienie budzika na 60 minut efektywnej pracy, a następnie odpoczynek, jest dobrym sposobem. Nagradzajmy się przerwą i w tym czasie wypijmy np. pyszną kawę. Nasz mózg będzie wówczas wiedział co i kiedy robić i co na niego czeka po wykonanym zadaniu – dodaje ekspert.

Naucz się mówić „nie”

Czwartym często występującym problemem jest brak asertywności. Ktoś nas o coś prosi, natychmiast dostaje pomoc, uwagę i wpis do kalendarza. To sprawia, że na nas spadają problemy innych osób i wypełniają naszą przestrzeń. Nie oznacza to absolutnie tego, aby nie poświęcać czasu innym. Jednak robienie tego własnym kosztem jest szkodliwe.

– Co będzie rozwiązaniem tej kwestii? Oczywiście w antonimie do braku asertywności będzie asertywność, czyli sztuka mówienia „nie”, ale też czasami sztuka mówienia „tak” sobie samemu. Zastanówmy się, czy nie za wiele bierzemy na swoje barki? Generalnie, jeśli chodzi o Polskę, to zauważam, że te najmłodsze pokolenia z asertywnością mają już coraz mniej problemu, niekiedy wręcz zarzuca im się roszczeniowość. Pokolenie Y czy Millenialsów wciąż jednak nie zawsze potrafi wyraźnie powiedzieć „nie”. Chcemy przecież być lubiani, chcemy pomagać i to jest całkowicie zrozumiałe. Ale gdy w tym procesie zapominamy o sobie i nie mamy już czasu na swoje sprawy, czujemy się obarczeni zadaniami, emocjami przez innych, to warto powiedzieć stop. Jeśli skupimy się na tym, żeby realizować priorytety innych ludzi, wówczas nasze pozostaną zaniedbane – tłumaczy Jakub B. Bączek.

Delegowanie – klucz do sukcesu w zarządzaniu czasem

Ostatnią kwestią, istotną dla przedsiębiorców, ale także managerów, czy mam, które mają na swojej głowie milion spraw każdego dnia jest delegowanie. Bez tego bardzo trudno osiągnąć sukces w jakiejkolwiek dziedzinie. Wyznaczanie osób do realizacji zadań, dawanie im uprawnień, aby nie zwracali się do nas w każdej najmniejszej sprawie jest kluczowe w zarządzaniu naszym czasem i uwagą.

– W pracy i w domu zawsze czeka na nas mnóstwo rzeczy do zrobienia. Ale czy wszystko musimy wykonywać sami? Odpowiedź brzmi, nie. Jeśli masz pracowników i ty jako szef czy manager pracujesz po 12, 16 godzin dziennie, to być może problem jest właśnie z delegowaniem. Wielu z nas musi się tego nauczyć, potrzebne jest tu oczywiście zaufanie i wiara, że inni sobie poradzą z wyznaczonymi zadaniami. Nagradzaj za dobrze wykonaną pracę, wymagaj przedstawienia rozwiązań, gdy będzie jakiś problem, ale nie rób wszystkiego samodzielnie, bo to prosta droga do wypalenia i nerwów. Identycznie jest z kobietami, które po całym dniu w pracy, muszą jeszcze wszystko zrobić w domu, bo nigdy nie wymagały od dzieci czy partnera, by także mieli swoje obowiązki. I tu powstaje frustracja. Na szczęście w związkach następuje zmiana i ten bardziej sprawiedliwy podział jest coraz bardziej widoczny. Delegowanie to niezwykle istotne narzędzie w każdej dziedzinie naszego życia – podsumowuje Jakub B. Bączek.

W zarządzaniu czasem ważne jest, aby pracować efektywnie, nie pracować ciągle. Bycie wciąż zajętym nie oznacza sukcesów, nie oznacza dowiezionych zadań. Chodzi o bycie systematycznym, skupionym na danej czynności. Nie rozdrabniajmy się i szanujmy swój czas.

Jakub B. Bączek

Jakub B. Bączek – Trener mentalny Mistrzów Świata i olimpijczyków, właściciel kilku firm, autor ponad 20 książek, sprzedawanych dziś w 17 krajach. Wykładowca studiów MBA na Akademii Leona Koźmińskiego, ekspert telewizyjny, mówca inspiracyjny, regularnie zapraszany do czołowych banków i korporacji.

Twórca Akademii Trenerów Mentalnych™ i popularnych projektów szkoleniowych w Polsce i za granicą. Prywatnie pasjonat podróży, gry w golfa, buddyzmu i czytania książek. Uważa, że marzenia się nie spełniają – marzenia się… SPEŁNIA!